Como utilizar a tecnologia melhorar a gestão administrativa e financeira das agências de viagens

Atualizado: 20 de Dez de 2018


Gerenciamento administrativo e financeiro para empresas de turismo.

O sonho de toda a agência de viagens e ter as contas alinhadas e um aumento progressivo das vendas.


Esse é o rumo para se tornar uma grande agência e manter um negócio sustentável.

Para atingir este objetivo, espero que a sua agência tenha estudado o mercado que irá atuar, tenha levantado o capital suficiente para se manter, entendido as necessidades dos clientes e investido em estratégias de marketing digital


Estes são alguns dos fatores importantes que farão suas vendas aumentarem!

Com o aumento das vendas você precisa gerenciar a sua produção otimizando os processos administrativos e financeiros.


Marketing e vendas

É hora de pensar em automatizar os processos internos da sua agência.


E não importa qual o tamanho da sua empresa, podendo ser:

  • Agência Home office

  • Agência Corporativa

  • Agência de Viagens Lazer

  • Agência de Viagens Online


Bom, vamos fazer uma lista de processos que a sua agência executa no dia a dia e que precisam ser otimizados para melhorar a sua produção:

  • Gerenciamento de cadastro dos clientes e fornecedores;

  • Gerenciamento vendas com os fornecedores e consolidadores;

  • Gerenciamento do Calendário de pagamentos/recebimento dos clientes e fornecedores;

  • Faturamento e recibos das vendas;

  • Conciliação com a conta bancária;

  • Conferência das vendas aéreas e terrestre;


Vamos falar um pouco sobre cada um desses processos e de que forma uma solução tecnológica poderá ajudar.




Gerenciamento do cadastro dos seus clientes e fornecedores


Os seus agentes, clientes e fornecedores assumem perfis diferentes, porém no final de tudo, eles são pessoas. As pessoas podem ser jurídicas (empresas) ou físicas (passageiros ou agentes).


Reunir as informações de todas as pessoas com quem você trata no dia a dia é algo complexo. É interessante utilizar um sistema para gerenciamento das informações das pessoas. 


Bom, se você pretende melhorar o processo de gerenciamento dos seus clientes, agentes e fornecedores, você precisa de um Back Office inteligente.




Gerenciamento das vendas com os fornecedores e consolidadores


As vendas são realizadas em vários portais ou Front Office, que podem ser oferecidos pelos fornecedores ou podem ser sistemas próprios. A solução ideal para a gestão administrativa e financeira é um Back Office


Em muitos casos, as agências realizam as vendas nos Front Office e depois lançam manualmente no Back Office. Isso gera um trabalho dobrado.


Uma dica é a utilização de uma solução Back Office que integre com os sistemas de Front Office dos fornecedores ou consolidadores. 


Após a integração das vendas de forma automatizada, a agência terá mais tempo para vender mais.



Gerenciamento do Calendário de pagamentos/recebimentos dos clientes e fornecedores


Aposto que você já esqueceu de pagar um fornecedor, não por falta de recurso mas por ter esquecido a data do pagamento. 


Com tantas tarefas que você precisa realizar no dia a dia, detalhes podem passar desapercebidos. 


Outra dica é a agência utilizar um gerenciador de calendário de pagamento para predefinir uma data de pagamento e recebimento das suas contas.


Esse tipo de recurso é possível quando se tem uma solução Back Office.




Faturamento e recibos das vendas


Após lançar ou integrar as vendas, é hora de receber ou faturar.

Se a sua agência vende lazer, ela precisa emitir um recibo e um check out. Esse documento é importante para o seu cliente, pois nele constam todas as informações da compra.


Um recibo informatizado acaba gerando credibilidade para a agência

Caso a sua agência atenda clientes Corporativos, você precisa faturar e gerar o boleto para o seu cliente. 


Você precisa de uma solução que resolva tudo isso de uma única vez. 


A solução ideal é um Back Office inteligente.


Conciliação com a conta bancária

Conciliação entre a agência de viagens e seu banco.

Uma vez que foi faturado e gerado o documento para a conta, é hora de conciliar com a conta bancária da agência. 


Você pode importar os arquivos de extrato bancário da conta da sua agência e vincular as baixas com as informações do mesmo.


Extrato bancário + Contas da empresa = BAIXA OK

Utilize uma solução Back Office para executar este processo.




Conferência das faturas de aéreo e hotel


Todos os fornecedores emitem as faturas para pagamento com base na venda de cada produto.


As companhias aéreas ou consolidadores, emitem as faturas com todas as características da venda de passagens aéreas. É papel da agência validar se todas as informações estão corretas.


A agência precisa validar as faturas aéreas utilizando o processo de conciliação de fatura aérea.


Com a solução Back Office será possível realizar a conciliação de vendas aéreas por meio da importação de faturas dos principais fornecedores.




Para melhorar a gestão administrativa e financeira, a sua agência precisa de uma solução Back Office como o Wooffice Smart para gerenciar a sua produção de forma COMPLETA.


Integração de vendas entre os sistemas de Front Office e Back-Office

O sistema disponibiliza inúmeros recursos que o tornam diferencial no mercado de turismo.


Seja uma Agência eficiente e controle de forma otimizada todas as suas VENDAS!

Texto: Micchell Oliveira - Consultor de vendas Wooba

Imagens: Yuri Nobrega - Marketing Wooba