Iniciando a gestão financeira e administrativa com o Wooffice Smart.

Atualizado: 4 de Dez de 2018


Neste post, reunimos todas as informações iniciais para você começar a utilizar o sistema de gerenciamento financeiro e administrativo Wooffice Smart.


Se você está interessado na ferramenta ou se acabou de adquirir e não sabe por onde começar, preparamos este passo a passo para sanar as dúvidas e definimos as etapas da implantação no passo a passo a seguir.


Entenda o processo de forma detalhada!



1º Passo - Acesso do Usuário

 O primeiro usuário será o responsável técnico especificado no contrato.  O mesmo irá receber um link para cadastro da senha no e-mail cadastrado.

 

O Usuário de acesso é o CPF.

Se por um acaso não recebeu o e-mail entre em contato através do e-mail smart@wooffice.com.br ou ligue 61 3435 0420 e fale com o nosso atendimento.





2º Passo - Acesso ao sistema

O acesso pode ser feito através de um navegador web (indicamos o Chrome) pelo endereço https://smart.wooffice.com.br





3º Passo - Cadastro de acesso para outros usuários

Os usuários serão cadastrados pela Wooba e deverão ser solicitados no portal de atendimento. O responsável técnico irá receber os acessos por e-mail. Portal de Atendimento: https://suporte.travellink.com.br/





4º Passo - Como Cadastrar clientes, fornecedores e seus colaboradores

Os colaboradores, clientes e seus fornecedores assumem perfis diferentes. 

Todos são considerados como PESSOAS. Pessoas podem ser Empresas (Jurídicas) ou Passageiros (Físicas).

Veja neste vídeo como cadastrar pessoas:


Caso tenha as informações em um arquivo Excel. Basta solicitar a nossa equipe para importação. 


Entre em contato com a nossa equipe técnica:

Envie um e-mail para smart@wooffice.com.br  ou ligue 61 3435 0420 e fale com o nosso atendimento.





5º Passo - Ajustando o calendário de pagamento 

Após cadastrar as pessoas, é hora de ajustar o calendário de pagamento para manter as contas em dia com seus fornecedores e clientes. Item importante para sua agência.


Exemplo: Compro com a consolidadora X e o pagamento do aéreo, hotel e seguro é até dia Y. Quando for gerado uma fatura, o vencimento para pagamento deste fornecedor será no dia Y.


Para ajudar veja neste vídeo como configurar o calendário de pagamento:




6º Passo - Lançamento de vendas

Cadastrei as pessoas e os calendários envolvidos nas vendas. É hora de lançar a primeira venda. Será possível lançar as vendas de aéreo, hotel, alugueis de carro e serviços.


Veja nos vídeos abaixo como lançar cada tipo de venda:



Como lançar as vendas de passagens aéreas



Como lançar as vendas de reservas de hotéis



Como lançar as vendas de alugueis de carro



Como lançar vendas de serviços



Integração das Vendas via Consolidadores e Sistemas Corporativos


Integrando as minhas vendas com os consolidadores.

Para integrar as vendas com os consolidadores, a agência terá que solicitar ao mesmo. 

A liberação de integração é feita pelo consolidador. Após a liberação as vendas serão integradas de forma automática.

Adeus lançamento manual!


Agora a agência terá mais tempo para VENDER e ganhar MAIS R$$$$$.


Confira a lista de Consolidadores:

  • Ancoradouro

  • Brementur

  • Confiança

  • Esferatur

  • Flytour Gapnet

  • Frontour

  • High Light

  • LTS

  • Picchioni

  • Rextur Advance

  • Sakura

  • Sky Team

  • Teorema

  • The Best Travel

  • Tourlines

  • Tyller

  • VCP

  • Visão Turismo

  • Voetur

  • World


Integrando as minhas vendas em outros sistemas

É possível realizar a integração com outros sistemas FrontOffices e Corporativos. 


Para realizar a integração a agência terá que entrar em contato com a nossa equipe técnica.


Lista dos sistemas:

  • WOOBA (Integração via Consolidadores)

  • WTS

  • RESERVE

  • TMS (ARGO IT)

  • 2XT

  • RESERVA FÁCIL (REXTUR ADVANCE)

  • LEMONTECH




7º Passo - Como receber ou faturar suas vendas

Após lançar ou integrar suas vendas é hora de receber ou faturar.


Para Agências que vendem LAZER.

Se a sua agência é de lazer então você precisa fazer o recibo e checkout.



Veja nesse vídeo como fazer o recibo e checkout


Agências que vendem para clientes CORPORATIVOS

Se a sua agência também vende para cliente corporativos. Você precisa faturar e gerar o BOLETO para o seu cliente.


Lembra do calendário de pagamentos?

Se você fez certinho! A data de pagamento será gerada com base no calendário. 

Assista o vídeo abaixo onde ensinamos a cadastrar o calendário de pagamento.



Calendário de Pagamento



Agora precisamos cadastrar a conta bancária.


Veja neste vídeo como cadastrar a conta bancária da sua agência




Como faturar as vendas da minha agência





8º Passo - Como realizar a liquidação dos recibos e faturas

É hora de liquidar os recibos e faturas.


Veja neste vídeo como fazer a liquidação





9º Passo - Como ajustar as contas fazendo a conciliação com a conta bancária da agência


Para a conciliação bancária a partir dos bancos:

  • Safra

  • Bradesco

  • Santander

  • Banco do Brasil

  • Caixa


Basta baixar o extrato bancário em formato .ofx.


Para o banco Itaú, deve-se baixar o extrato bancário em formato .txt e importar para o Wooffice Smart como .csv.


Depois iremos conciliar as contas.


Veja nesse vídeo como realizar a conciliação bancária



Você também poderá otimizar outros processos administrativos e financeiros como:


Conciliação de Faturas Aéreas com seus fornecedores.

Saiba como fazer a conciliação de faturas aéreas dos seus fornecedores. Para consolidadores ou agências que utilizam o Wooffice Premium, a conciliação será feita Via Web Service. Para os demais, os formatos dependem do fornecedor. Alguns são:

  • BSP - arquivo .txt

  • GOL - arquivo .txt

  • AZUL - arquivo .txt

  • CIONS – (PASSAREDO E MAP)

  • APPS – Web Service (FLYTOURGAPNET)

  • LATAM - arquivo .txt

  • Consolidador Esferatur - arquivo .txt

  • Consolidador Rextur Advance – arquivo .txt


Veja neste vídeo como realizar a conciliação de faturas aéreas



Conferência de faturas de fornecedores de terrestre (hotéis, aluguéis de carro, seguro e serviços).

Este item possibilita que sua agência possa conferir as vendas feitas diretas em hotéis ou fornecedores de outros serviços. Você irá digitar a fatura no Wooffice Smart. O mesmo fará uma conferência das vendas realizadas no sistema.


Otimização e redução de tempo de trabalho.

Veja neste vídeo como fazer a Conferência de Terrestre.


Conferência de Terrestre (Módulo Turismo)



Gerenciando os reembolsos dos meus clientes.

O Wooffice Smart permite o gerenciamento dos reembolsos com os clientes. Você pode transformar em "conta a pagar e receber". O reembolso também poderá ser utilizado para abater no valor de uma nova compra do cliente.

Veja neste vídeo como gerenciar os reembolsos



Gerenciando pagamentos adiantados pelo seu cliente CORPORATIVO

Esta funcionalidade irá ajudar a sua agência a gerenciar os pagamentos adiantados por clientes corporativos.


Exemplo: O cliente me adiantou $ 100.000 e conforme for comprando seja abatido neste valor.


Isso é muito bom para Agências Corporativas.


Veja neste vídeo como gerenciar o adiantamento de clientes


Estas funcionalidades são as principais para você ter uma agência otimizada! 
Não se preocupe em saber tudo de uma única vez. 

A nossa equipe técnica irá te treinar e te ajudará em qualquer dúvida.


Se você já é cliente Wooffice Smart e precisa de ajuda, fale com a gente.


Acesse o portal de atendimento: https://suporte.travellink.com.br ou envie um e-mail para smart@wooffice.com.br.



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